Freelancer versus Agentur Welcher externe Partner ist der richtige?

Die Anforderungen in den Bereichen Advertising & Marketing sind zunehmend anspruchsvoller und komplexer. Die einzelnen Disziplinen – von Content Creation über Perfomance Marketing bis hin zu Marketing Automation und Analytics – sind so breit gefächert wie selten zuvor. Die Geschwindigkeit der Veränderungen nimmt enorm zu, ein neues Tool jagt das nächste, der Budgetdruck wird stetig größer. 

Nicht verwunderlich, dass Unternehmen immer öfter dazu übergehen, externe Dienstleister zu beauftragen, um ihr internes Marketingteam nicht nur zeitlich, sondern auch fachlich zu entlasten und Top-Ergebnisse zu erzielen.

Doch welcher Dienstleister ist der richtige? Freelancer oder Agentur? Welches Modell bietet welche Vorteile? Worauf gilt es zu achten?

Wir haben das Thema unter die Lupe genommen und bieten dir eine praktische Entscheidungshilfe, welche Option am besten zu dir und deinem Unternehmen passt.

Klarheit von Anfang an: Welche Anforderungen stellst du an Freelancer und Agenturen?

Gleich zu Beginn des Auswahlprozesses macht es Sinn, deine eigenen spezifischen Anforderungen für das geplante Projekt klar zu definieren. 

• Wie lautet die genaue Aufgabenstellung?
• Welchen Umfang siehst du für die Aufgabe?
• Welche methodischen und technologischen Kompetenzen sind erforderlich?
• Welches konkrete Ziel möchtest du erreichen?
• Wie sieht das Idealtiming aus?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Wie sehen die internen Kapazitäten aus?

Je klarer du die individuellen Rahmenfaktoren im Vorfeld definierst, umso besser kannst du im Anschluss anhand objektiver Bewertungskriterien einschätzen, ob ein Freelancer oder eine Agentur für das geplante Projekt der bessere Fit ist.

Freelancer oder Agentur? Die wichtigsten Bewertungskriterien im Vergleich:

1. Kostenstruktur Wer ist günstiger: Freelancer oder Agenturen?

Zweifelsohne arbeiten Freelancer um einiges günstiger als Agenturen. Je nach Erfahrung und Qualitätsniveau ist der Preisunterschied zum Teil erheblich.

Die Gemeinkosten von Freelancern sind meist gering, so dass bei der Honorargestaltung die eigene Arbeitsleistung im Fokus steht. Agenturen hingegen unterhalten einen deutlich größeren Kostenapparat mit Overheadkosten, die sie im Pricing berücksichtigen und anteilig an ihre Kunden weitergeben.

Daher sind für zeitlich begrenzte Projekte mit knapp bemessenen Budgets unabhängige Freelancer die passende Option – nicht umsonst werden sie vor allem von kleineren Unternehmen und Start-ups bevorzugt. Agenturen wiederum sind die richtige Wahl, wenn es sich um umfangreiche, langfristig angelegte Projekte handelt, bei der es um das reibungslose Zusammenspiel verschiedener Disziplinen geht.

Aber Achtung:
Ganz nach dem Motto von David Ogilvy „Wenn du glaubst, dass es teuer ist, einen Profi zu engagieren, warte ab, bis du einen Amateur engagierst.“ sollte der Preis in keinem Fall das alleinige Merkmal zur Beauftragung sein, sondern immer in Relation zum erwartbaren Leistungsniveau gesehen werden. Hier lohnt es sich, im Vorfeld genau hinzuschauen und bereits bearbeitete Cases oder Projekte der jeweiligen Dienstleister auf den Prüfstand zu stellen.

2. Expertise & Leistungsspektrum: Welche Kompetenzen sind wirklich nötig?

Solo-Anbieter oder eingespieltes Agenturteam? Hier ist vor allem die Größe des Projekts entscheidend. 

Wenn es sich um eine klar abgegrenzte Aufgabenstellung handelt, ist ein erfahrener Freelancer im Grunde ideal. Er kann sein fachspezifisches Wissen gezielt einbringen und ist in aller Regel hoch motiviert, seine individuellen Lösungsvorschläge zu präsentieren. Ein erfolgreicher Marketing-Freelancer zeichnet sich durch ausgereifte soziale und kommunikative Skills aus, so dass du einen sehr guten, direkten Austausch erwarten kannst – beinahe als wäre er Teil deines Teams.

Agenturen vereinen verschiedenste Advertising- und Marketingdisziplinen unter einem Dach und sind es gewöhnt, komplexe Projekte professionell zu managen. Wenn es um die neuesten Tools und Trends geht, sind Agenturen oft innovative Vorreiter – mit Lösungen, die überraschen und über das Übliche hinausgehen. 

3. Flexibilität & Skalierbarkeit: Wie schnell möchtest du starten?

Als One-Man- oder One-Woman-Show sind Freelancer und Consultants nicht an Strukturen gebunden und können schnell auf Anfragen reagieren – es sei denn, sie sind gerade anderweitig in ein Fulltime-Projekt eingebunden. Generell bringen Solo-Dienstleister eine hohe Bereitschaft mit, Kundenwünsche hinsichtlich Timing und Verfügbarkeit zu erfüllen.

Je nach Größe mahlen die Mühlen in Agenturen oftmals etwas langsamer, aber strukturiert und professionell. Das kann vor allem dann hilfreich sein, wenn du eine langfristige Zusammenarbeit anstrebst, während der sich immer neue Aufgabenstellungen ergeben können.

4. Steuerung & Kommunikation: Wie intensiv möchtest du involviert sein?

Bei dieser Frage kommt es nicht nur auf deine Erwartungen, sondern auch darauf an, wie dein Unternehmen intern aufgestellt ist. 

Sind die Kapazitäten ausreichend, um den Freelancer gut zu briefen, seine Fragen zeitnah zu beantworten und ihn im gesamten Projektverlauf individuell und zielorientiert zu steuern? Oder ist dein Unternehmen eher am Limit und es bleibt wenig Zeit für detaillierte Kommunikation? 

Wenn Zeit und Ressourcen intern knapp sind, ist eine Agentur mit erfahrenen Account Managern oft die sicherere Wahl. Wenn du allerdings nah dran sein möchtest und auch während des Projektes gerne als Sparringspartner präsent bist, wird dir die direkte Kommunikation mit Freelancern gefallen.

Nicht zu unterschätzen ist in jedem Fall die Zeit, die du im Vorfeld und zum Start eines Projektes selbst investieren solltest. Denn für alle Dienstleiser gilt: Das Ergebnis kann nur so gut sein, wie das Briefing. Oder salopp ausgedrückt: „Shit in – Shit out!“

5. Planungssicherheit Kannst du dich auf die externen Partner verlassen?

Natürlich birgt das Freelancer-Modell ein höheres Risiko, dass sich die Zusammenarbeit ändert, sei es durch einen krankheitsbedingten Ausfall oder durch andere persönliche Einflüsse. Auch das Thema Scheinselbständigkeit ist bei sehr langer Zusammenarbeit mit gewissen Risiken behaftet. Andererseits sind Freelancer meist äußerst loyal. Da keine langfristigen Verträge bestehen, bist du stets flexibel in deinem weiteren Vorgehen.

Agenturen sind grundsätzlich kalkulierbarer und bieten durch ihre Teamstruktur eine höhere Ausfallsicherheit und Kontinuität. Allerdings bist du durch die geschlossenen Projektverträge oft etwas länger gebunden.

Freelancer oder Agentur:

Die Vor- und Nachteile für KMUs auf den Punkt gebracht.

Keine Frage: Kein Vorteil ohne einen Nachteil und umgekehrt. Beide Modelle haben ihre individuellen Vorzüge.

Um es mit plakativen Schlagworten zu beschreiben:

Die Option FREELANCE steht für 

Fachkompetenz I Reaktionsschnelligkeit I Effizienz I Engagement I Loyalität, Agilität I Nähe I Commitment I Eigenverantwortung

Umgekehrt heißt das: Freelancer können bei komplexeren Projekten, die verschiedene Kompetenzen erfordern und einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen, im Zweifel überfordert sein und an ihre kapazitären Grenzen stoßen. Auch die Themen Strategie und Data könnten vernachlässigt werden.

Die Option AGENTUR steht für

Allroundwissen I Größe I Expertise I Netzwerk I Technologie I
Umfassende Beratung I Risikomanagement

Umgekehrt heißt das: Agenturen könnten bei kleineren, überschaubaren Projekten, bei denen die Zeit drängt, zwar professionell, aber etwas zu träge reagieren, die Kommunikation läuft mitunter über zu viele Ebenen und die Budgetierung ist tendenziell hoch angesetzt.

Unabhängig von jeglichen objektiven Vor- und Nachteilen gilt vor allem für KMUs:
In jedem Fall macht es Sinn, sich für einen Partner auf Augenhöhe zu entscheiden. Anders ausgedrückt: Es ist besser, mit einem Freelancer oder einer kleinen Agentur zu starten, die Spaß daran haben, zu unterstützen, als mit einer großen Agentur, für die der Auftrag im Ranking eher unbedeutend ist.

Fazit: Wann ist welche Option sinnvoll?

Die Entscheidung, ob die Zusammenarbeit mit einem Freelancer oder einer Agentur sinnvoller ist, richtet sich im Wesentlichen nach den eigenen Anforderungen und Erwartungen. 

Freelancer können aufgrund ihrer geringen Fixkostenstruktur um einiges günstiger kalkulieren und sind ideal für spezifische Aufgabenstellungen, bei denen ein tiefgehendes Wissen in einem Fachbereich gefragt ist. Sie sind flexibler und können oftmals direkt mit dem beauftragten Projekt starten.

Agenturen müssen höher kalkulieren, liefern aber dafür auch ein umfassendes Leistungsspektrum. Sie sind die perfekten Dienstleister für umfangreichere Projekte, die strategische Beratung, strukturiertes Projektmanagement und das Zusammenspiel interdisziplinärer Teams erfordern.

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FAQ: Freelancer versus Agentur – Häufige Fragen