Scheinselbständigkeit: Was Unternehmer und Freelancer beachten sollten.

Scheinselbständigkeit ist ein Thema, das in den letzten Jahren zunehmend an Relevanz gewonnen hat. Zum einen, weil flexiblere Arbeitsmodelle, Remote-Work, projektbasierte Zusammenarbeit und Einsparungen bei festen Headcounts dazu geführt haben, dass Unternehmen häufiger Freelancer beauftragen und die Grenzen zwischen Selbständigkeit und Festanstellung immer mehr verschwimmen. Zum anderen, weil die Prüfungen von Freelance-Konstellationen seitens der Behörden stetig intensiviert werden. Insbesondere die Deutsche Rentenversicherung untersucht im Rahmen der Betriebsprüfungen – bei Unternehmen mit mehr als 19 Mitarbeitern mindestens alle 4 Jahre – die Verträge mit freien Mitarbeitern auf Scheinselbständigkeit.

Um es gleich vorweg auf den Punkt zu bringen: Scheinselbständigkeit liegt dann vor, wenn eine Person formal selbstständig tätig ist, tatsächlich aber wie ein angestellter Arbeitnehmer in die Organisation eines Unternehmens eingegliedert ist. 

Das klingt erst einmal einfach, im Einzelfall ist jedoch die Frage, ob sozialversicherungsrechtlich eine selbstständige Tätigkeit oder eine abhängige Beschäftigung vorliegt, durchaus komplex. Die Kriterien können je nach Ausprägung unterschiedlich interpretiert werden und so bleibt bei diesem Thema eine Restunsicherheit, die Freiberufler und Unternehmen immer wieder zu schaffen macht. Denn: Für beide Seiten – Freelancer und Auftraggeber – kann eine falsche Einstufung erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben. 

Umso wichtiger ist es, das Risiko einer Scheinselbständigkeit maximal zu begrenzen und sich mit den Kriterien und rechtlichen Herausforderungen detailliert auseinanderzusetzen. Wir haben das Thema beleuchtet und die wesentlichen Facts für dich dargestellt.

Definition: Was ist Scheinselbständigkeit?

In einem Satz zusammengefasst bedeutet Scheinselbständigkeit, dass eine vertraglich als selbständig beschriebene Tätigkeit rechtlich als unselbständige Arbeit in abhängiger Beschäftigung bewertet wird und deshalb versicherungspflichtig angemeldet werden muss. Dabei ist nicht die Formulierung im entsprechenden freien Dienst- oder Werkvertrag für die Einordnung entscheidend, sondern die tatsächliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit.

Die Deutsche Rentenversicherung definiert Scheinselbständigkeit so: „Als scheinselbstständige Arbeitnehmer werden Personen bezeichnet, die formal wie selbstständig Tätige (Auftragnehmer) auftreten, tatsächlich jedoch abhängig Beschäftigte sind. Kurz gesagt ist tatsächlich selbstständig, wer das unternehmerische Risiko in vollem Umfang selbst trägt und seine Arbeitszeit frei gestalten kann. Der Erfolg des finanziellen und persönlichen Einsatzes ist dabei ungewiss und hängt nicht von dritter Seite ab.“

Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales betont, dass es nicht auf die Bezeichnung im Vertrag ankommt, sondern Themen wie Weisungsgebundenheit und die Eingliederung in die Organisation des Auftragsgebers als maßgebliche Kriterien herangezogen werden.

Doch selbst die offiziellen Behörden räumen ein, dass es oftmals nicht so einfach ist, ob es sich um eine echte Selbständigkeit oder eine abhängige Beschäftigung handelt, da die Beurteilung nicht aufgrund fixer Einzelmerkmale erfolgt, sondern stets das Gesamtbild der Arbeitsleistung zählt.

Wer kann als scheinselbständig gelten – und wer beurteilt das?

Klar ist: Scheinselbständigkeit betrifft immer beide Seiten – den Freelancer ebenso wie das beauftragende Unternehmen. 

Besonders relevant wird das Thema bei langfristigen, exklusiven Geschäftsbeziehungen, etwa wenn ein Freelancer über Monate oder Jahre hinweg ausschließlich für ein Unternehmen tätig ist. Wenn dann Scheinselbständigkeit festgestellt wird, kann das erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen – von hohen Nachzahlungen bis hin zu Haftungsrisiken für die Geschäftsführung des Auftraggebers. 

Geprüft wird die Einordnung durch verschiedene Institutionen, in erster Linie durch die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung, aber auch durch Finanzbehörden oder Sozialversicherungen wie z.B. die Krankenkasse. In Streitfällen, wenn beispielsweise ein Auftragnehmer Kündigungsschutz einklagen oder ein Auftraggeber ein Vertragsverhältnis kündigen möchte, entscheiden Sozialgerichte über eine eventuelle Scheinselbständigkeit.

Dabei sind offizielle Prüfungen alles andere als Einzelfälle. Gerade in Branchen wie Marketing, IT oder Consulting – also überall dort, wo projektbasiertes Arbeiten üblich ist – gehören solche Prüfungen längst zum Alltag.

Deshalb empfiehlt es sich, das Thema von Anfang an ernst zu nehmen und sich mit den Kriterien auseinanderzusetzen.

Woran erkennt man Scheinselbständigkeit?

Scheinselbständigkeit lässt sich in der Praxis selten an einem einzelnen Merkmal festmachen, sondern ergibt sich immer aus einer Gesamtbetrachtung verschiedener Kriterien (§ 7 Abs. 1 SGB IV), die typischerweise für eine abhängige Beschäftigung sprechen.

Die Deutsche Rentenversicherung bewertet immer den individuellen Fall und zieht insbesondere folgende Aspekte in Betracht:

• Weisungsgebundenheit
  Ein starkes Indiz für Scheinselbständigkeit ist, wenn der Auftragnehmer die Verpflichtung hat, den Weisungen und konkreten Vorgaben des Auftraggebers Folge zu leisten (Zeit, Ort, Inhalt der Arbeit) bzw. die Fremdbestimmtheit der Tätigkeit das Beschäftigungsverhältnis kennzeichnet.
  • Typische Indizien:
    • Feste Arbeitszeiten
    • Konkrete Vorgaben zur Arbeitsausführung
    • Detaillierte Berichtspflichten
  • Praxisbeispiel:
    • Ein IT-Freelancer muss täglich von 9 – 17 Uhr arbeiten, nimmt an den regelmäßigen Stand-up-Meetings teil und erhält konkrete Aufgaben vom Projektleiter.
      
• Eingliederung in die Arbeitsorganisation
  Wer in die betrieblichen Abläufe des Auftraggebers fest integriert ist, gilt eher als Arbeitnehmer.
  • Typische Indizien:
    • Nutzung einer internen E-Mail-Adresse und firmeneigener Hard- und Software
    • Teilnahme an Teammeetings
    • Enge Abstimmung mit Vorgesetzten
    • Feste Rolle im Organigramm
  • Praxisbeispiel:
    Eine Grafikdesignerin arbeitet dauerhaft im Büro des Auftraggebers, nutzt dessen Tools und ist im Team wie eine Mitarbeiterin eingebunden.
    
• Fehlendes unternehmerisches Risiko
  Selbständige tragen normalerweise ein eigenes wirtschaftliches Risiko. Fehlt dieses Risiko, spricht das gegen Selbständigkeit.
  • Typische Indizien:
    • Einsatz von eigenem Kapital mit Gefahr des Verlustes
    • Persönliche Haftung
    • Unternehmerische Entscheidungsfreiheit
  • Praxisbeispiel:
    Ein „Freelancer“ erhält ein fixes monatliches Honorar unabhängig von Projekterfolg oder Aufwand.
    
• Tätigkeit im Wesentlichen für nur einen Auftraggeber

Wer dauerhaft und überwiegend nur für einen Auftraggeber arbeitet, gilt als wirtschaftlich abhängig. 

• Typische Indizien:
• Wenn ca. 5/6 des Umsatzes bei einem Auftraggeber generiert werden, ist das Risiko, als scheinselbständig eingestuft zu werden, deutlich erhöht.
  • Praxisbeispiel:
    Ein Berater erzielt 90 % seines Umsatzes über Jahre hinweg mit nur einem Kunden.
    
• Kein unternehmertypisches Auftreten

Fehlt eine eigene Marktpräsenz, spricht das gegen Selbständigkeit. 

• Typische Indizien:

• Keine eigene Website
• Keine Werbung oder Akquise analog oder auf digitalen Kanälen
• Keine eigene Betriebsstätte
  • Praxisbeispiel:
    Ein „Freiberufler“ hat weder eine Website noch andere Kunden und arbeitet ausschließlich in den Räumen des Auftraggebers.

Sehr kritisch wird die Beurteilung in Richtung Scheinselbständigkeit auch ausfallen, wenn der Auftraggeber festangestellte Mitarbeiter hat, die dieselben Tätigkeiten verrichten wie der Freelancer oder wenn der Freelancer die Tätigkeit schon einmal als dessen Arbeitnehmer verrichtet hat.

Maßnahmen für Unternehmen: Wie lässt sich Scheinselbständigkeit vermeiden?

Klar ist: Die Frage, ob freie Mitarbeiter, Berater oder externe Dienstleister tatsächlich selbstständig tätig sind oder als sozialversicherungspflichtig Beschäftigte gelten, sollten Unternehmen in jedem Fall ernst nehmen und sensibel behandeln.

Um von Anfang an Rechtssicherheit zu schaffen, empfiehlt sich die Möglichkeit, den Status des geplanten Fremdpersonals offiziell prüfen zu lassen. Hierfür ist die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund zuständig, bei der Auftraggeber nach § 7a SGB IV ein sogenanntes Erwerbsstatusverfahren beantragen können und so verbindlich zu klären, ob eine selbständige Tätigkeit oder eine abhängige Beschäftigung vorliegt. Damit kann frühzeitig Klarheit und somit eine sichere Basis für die geplante Zusammenarbeit gelegt werden.

Aufgrund der Neuerung des Verfahrens zum 1. April 2022 gibt es nun eine umfassende Bindung aller Sozialversicherungsträger an die Entscheidung der DRV Bund. Das bedeutet, dass auf Basis des festgestellten Erwerbsstatus dann die verschiedenen Zweige der Sozialversicherung die jeweiligen Beitragsforderungen berechnen.

Ebenso wesentlich: Seit der Neuerung sind sogenannte Prognoseentscheidungen möglich, also Entscheidungen über Vertragsverhältnisse, die noch nicht begonnen haben. Die Entscheidung über den Status wird dabei anhand der Vertragsdokumente und der beabsichtigten Vertragsausübung getroffen, Abweichungen bei der tatsächlichen Ausübung der Tätigkeit müssen unaufgefordert gemeldet werden. Der Vorteil: Selbst wenn sich durch die tatsächlich gelebte Praxis Änderungen in der Beurteilung ergeben würden, sind die Beteiligten vor rückwirkenden Konsequenzen geschützt. 

Sehr vorteilhaft ist auch das sogenannte Gruppenfeststellungsverfahren, das eine Art Musterverfahren darstellt. Konkret heißt das, dass der festgestellte Erwerbsstatus für alle gleichartigen Fälle, auch bei geringfügigen Abweichungen der Modalitäten, innerhalb der nächsten zwei Jahre gilt. 

Unabhängig von diesen offiziellen Prüfverfahren vermeiden Unternehmen Scheinselbständigkeit, indem sie die Zusammenarbeit konsequent unternehmerisch und nicht arbeitnehmerähnlich gestalten:

• Keine Vorgabe von festen Arbeitszeiten 
• Definition von Ergebnissen statt Arbeitszeit 
• Keine Einbindung der Freelancer in Hierarchien 
• Zulassen von eigenen Arbeitsmitteln und eigener Infrastruktur 
• Projektbasierte Zusammenarbeit statt Daueraufgaben 
• Keine exklusive Bindung
• Vertraglich klare Regelungen (Werk- oder Dienstvertrag) 

Welche Folgen hat Scheinselbständigkeit?

Wenn Scheinselbständigkeit festgestellt wird, sind die Auswirkungen für beide Seiten, aber insbesondere für die Auftraggeber, oftmals gravierend.

Mögliche Risiken für Unternehmen:

• Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge:
  (Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung):
  bis zu 4 Jahre rückwirkend, bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sogar bis zu 30 Jahre
• Säumniszuschläge:
  Verzugszinsen von etwa 1% pro Monat auf die Nachforderung
• Steuerliche Konsequenzen:
  Pflicht zur Nachzahlung von Lohnsteuer, Rückabwicklung von Umsatzsteuer und Vorsteuer
• Bußgelder und Strafverfahren bei schwerwiegenden oder vorsätzlichen Verstößen mit einer Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren
• Besonders kritisch ist dabei, dass Unternehmen häufig sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil tragen müssen.

Mögliche Risiken für Freelancer:

• Verlust des Status als Selbständige und Eingliederung in das Sozialversicherungssystem
• Der Auftraggeber kann die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung für maximal die letzten 3 Monate vom Honorar des Freelancers zurückfordern. 
• Der Auftraggeber kann überzahlte Honorare zurückverlangen, wenn diese über dem üblichen Netto-Arbeitsentgelt eines vergleichbaren Arbeitnehmers liegen.
• Steuerliche Korrekturen:
  Anpassung der Einkommensteuer und Rückabwicklung der Umsatzsteuer.
• Für Freelancer könnte sogar ein Vorteil entstehen:
  Durch die evtl. Nachzahlung von Arbeitsentgelt und den Anspruch auf Arbeitnehmerrechte wie Urlaub oder Kündigungsschutz.

Scheinselbständigkeit vorbeugen: Was ist sinnvoll?

Checkliste für Auftraggeber:

• Strikte Trennung von Arbeitnehmern und Freelancern:

Freelancer sollten nicht wie Angestellte behandelt werden.
Keine festen Arbeitszeiten, keine Weisungsgebundenheit, keine Integration in interne Hierarchien, keine interne E-Mail-Adresse, keine dauerhafte Nutzung eines internen Arbeitsplatzes

• Ergebnisorientierte statt zeitbasierter Beauftragung:

Keine Stunden- oder Tagessätze mit festen Zeiten, sondern projektbezogene Leistungen mit klar definierten Ergebnissen.

• Zeitliche Limitierung:
  Einzelne, zeitlich begrenzte Projektsteps, regelmäßige Unterbrechungen der Beauftragung

• Klare Guidelines:
  Unternehmen sollten intern für alle definieren, was nicht erlaubt ist – beispielsweise die Vertretung von Angestellten durch Freelancer oder eine dauerhafte Vollzeit-Auslastung.

Checkliste für Freelancer:

• Eigenes unternehmerisches Profil:

Mehrere Auftraggeber mit breiter Umsatzstreuung, aktives Betreiben von Marketing mit eigener Website, Nutzen eigener Betriebsmittel

• Individuelle Gestaltungsfreiheit:
  Eigenständige Entscheidung über Arbeitszeit und -ort, Definition von Preisen und Leistungen

• Dokumentation der Selbständigkeit:
  Aussagekräftige Projektbeschreibungen und Kommunikation auf Augenhöhe

In Summe lässt sich feststellen:
Scheinselbständigkeit kann nur durch ein Gesamtkonzept aus Vertragsgestaltung, gelebter Praxis und interner Sensibilisierung vermieden werden. Einzelmaßnahmen reichen hier nicht aus. Sollte das Risiko als zu hoch erscheinen, können Alternativen wie eine befristete Anstellung, eine Arbeitnehmerüberlassung oder Werkverträge mit klar abgegrenztem Leistungsumfang sinnvoll sein.

Werkvertrag oder Dienstvertrag – wo liegt der Unterschied?

Diese Frage ist schnell beantwortet: Ein Werkvertrag verpflichtet zur Lieferung eines konkreten Ergebnisses, ein Dienstvertrag nur zur Erbringung einer Tätigkeit.
So wird ein Werkvertrag beispielsweise zur Erstellung einer Website geschlossen, ein Dienstvertrag regelt eine laufende Beratung.

Generell sind Werkverträge meist weniger anfällig für Scheinselbständigkeit, da sie ergebnisorientiert sind.

Welche Rechte habe ich als Auftragnehmer, wenn Scheinselbständigkeit festgestellt wird?

Wird im Rahmen einer Prüfung beurteilt, dass tatsächlich ein Arbeitsverhältnis vorliegt, hat dies für Auftragnehmer weitreichende arbeitsrechtliche Konsequenzen – neben der möglichen steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Nachzahlungen mitunter auch im positiven Sinne:

Schließlich gilt die betroffene Person rückwirkend als Arbeitnehmer und kann damit sämtliche gesetzlichen Schutzrechte geltend machen, wie z.B. Anspruch auf bezahlten Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und – je nach Betriebsgröße und Dauer der Tätigkeit – Kündigungsschutz. 

Darüber hinaus entsteht ein Anspruch auf Einbeziehung in die Sozialversicherung – Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung –, wobei die entsprechenden Beiträge vom Arbeitgeber nachzuzahlen sind (ausgenommen die Arbeitnehmeranteile für maximal die letzten 3 Monate).

Besonders relevant in der Praxis: Ansprüche können auch rückwirkend geltend gemacht werden, etwa auf Urlaubsabgeltung, da nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs Urlaubsansprüche bei Scheinselbständigkeit nicht ohne Weiteres verfallen. 

FAQ: Häufige Fragen zur Scheinselbständigkeit

Fazit: Scheinselbständigkeit ist ein strukturelles Risiko unserer Arbeitswelt.

Scheinselbständigkeit ist kein Einzelfallproblem, sondern eine systemische Herausforderung der modernen Arbeitswelt. Je stärker Unternehmen auf flexible, projektbasierte Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern setzen, desto relevanter wird das Risiko einer Scheinselbständigkeit. Ein Risiko, das nicht unerhebliche Auswirkungen für beide Seiten haben kann – und das es möglichst zu vermeiden gilt. Entscheidend für die rechtliche Einordnung ist nicht, was im jeweiligen Vertrag steht, sondern wie die Praxis tatsächlich gelebt wird. Maßgeblich ist dabei ein klares Prinzip: Freelancer müssen wie externe Unternehmer behandelt werden, nicht wie interne Mitarbeiter. Nur durch ein konsistentes Zusammenspiel aus vorausschauendem Handeln, bewusster Struktur und Verhalten sowie klarer Dokumentation lässt sich das Thema Scheinselbständigkeit beherrschen.