Freelancing oder Festanstellung – was ist profitabler?

Neuere Studien zeigen, dass Freelancing auf dem Arbeitsmarkt immer beliebter wird und bei Arbeitgebern wie bei Freiberuflern seit der COVID-Pandemie kontinuierlich zugenommen hat. Auch scheint sich dieser Trend künftig weiter fortzusetzen, wie aktuelle Umfragen¹ darlegen: Viele Unternehmen planen, vermehrt auf freie Mitarbeiter:innen zu setzen – weil die Zusammenarbeit als äußerst flexibel gilt und weil Freelancer in ihren jeweiligen Branchen über eine tiefgreifende Expertise verfügen, derer sich Unternehmen gerne bedienen.

Natürlich sind die Kosten ein wichtiger Faktor, weshalb immer häufiger auf freie statt feste Mitarbeiter:innen gesetzt wird. Freie haben einen festen Stundenlohn, der zwar in der Regel höher ausfällt, aber nur kurzfristig ins Gewicht fällt. Schließlich haben Freelancer keine Kündigungsfrist und fallen dem Unternehmen nach Projektende nicht mehr zur Last.

Ob freie Mitarbeiter:innen also generell festen vorzuziehen sind? Nein, denn die Wahl hängt immer von mehreren Faktoren ab. Wenn jedoch schnell und für einen befristeten Zeitraum Personal gefragt ist oder der frische Blick von außen gewünscht ist, kann ein Freelancer die ideale Besetzung sein.

Freelancer + Feste Mitarbeiter – was sind die größten Unterschiede?

Wie sehen die Unterschiede zwischen festen und freien Mitarbeitenden im Arbeitsalltag aus?

Die Unterschiede zwischen fest und frei liegen in erster Linie in der Weisungsbefugnis, im Lohn beziehungsweise Gehalt, sowie in der sozialen Absicherung. Daneben ist ein besonders wichtiger Aspekt die Flexibilität. Freelancer werden bei Bedarf schnell gebucht und, wenn nicht mehr gebraucht, kann die Zusammenarbeit ebenso fix wieder beendet werden.

In der Praxis sind diese Differenzen nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Beispiel Arbeitsort: Zwar arbeiten in Zeiten des noch immer recht weit verbreiteten Homeoffice auch Angestellte häufig von zu Hause aus, doch bei genauem Hinsehen klafft doch ein gewaltiger Unterschied zwischen Remote-Work von fest Angestellten und dem Alltag eines Freelancers.

Arbeitsweise und Arbeitsort – wie läuft das bei freien, wie bei festen Mitarbeiter:innen?

Wenn Arbeitnehmer:innen in aller Regel einen festen Arbeitsplatz im Büro haben, entscheiden Solo-Selbstständige selbst, von wo aus sie ihren Job erledigen. Da sie nicht weisungsbefugt sind, sondern weitestgehend autonom arbeiten, bleibt ihnen die Wahl ihres Arbeitsplatzes selbst überlassen. Ebenso die Arbeitszeit: In der Regel haben sie eine Deadline, die es einzuhalten gilt. Ob sie die eigentliche Arbeit jedoch nachts, am Wochenende oder über den Tag verteilt erledigen, bleibt ihnen überlassen. Schließlich ist es oft gerade diese Unabhängigkeit, die Menschen am Freelancer-Sein besonders schätzen.

Wie flexibel sind Freelancer einsetzbar?

Generell ist Flexibilität eines der Hauptargumente fürs Freelancing – aus Unternehmens- wie aus Freiberuflersicht. Kündigt sich ein hohes Arbeitsaufkommen an, etwa ein außergewöhnlich umfangreiches Projekt oder ein plötzlich einsetzender Workload, bietet das Freelancing einem Unternehmen jedweder Größe die Möglichkeit, schnell an die so dringend benötigte Arbeitskraft zu gelangen. Zudem bringen Freie frischen Wind ins Team, glänzen durch ihre Expertise oder ihr ganz besonders tiefgreifendes Fachwissen, welches möglicherweise nur punktuell benötigt wird. Eine lange Einarbeitungszeit, wie sie bei festen Angestellten üblich ist, entfällt bei freien in der Regel, da sie tief in der Materie stecken und bestens mit ihrem Arbeitsfeld vertraut sind. Auch sind es gewöhnt, sich schnell in neue Prozesse einzufinden und mit einer Deadline im Nacken zu performen.

Spezielle Freelancerbörsen oder bereits bestehende Kontakte ermöglichen ein schnelles Finden und Vernetzen, so dass die passenden Freien nicht nur schnell gefunden, sondern im Handumdrehen gebucht werden können. Zudem kann schnelles Handeln – in diesem Falle also Buchen von Freien – den entscheidenden Vorteil im Wettbewerb bringen, um Projekte schnellstmöglich ans Laufen oder zu Ende zu bringen.

Verträge mit Freelancern werden nicht nur kurzfristig geschlossen, sie enden in der Regel auch nach einem absehbaren Zeitraum. Oder die Freien werden spezifisch für ein einzelnes Projekt angeheuert – so dass sie, sobald sie nicht mehr gebraucht werden, dem Unternehmen keine Kosten mehr  bereiten.

Feste Mitarbeiter:innen bilden stattdessen die Basis eines jeden Teams oder Unternehmens, erlauben eine langfristige Planung und bieten ein entsprechendes Mindset: Von ihnen wird erwartet, sich mit dem Unternehmen und dessen Unternehmenskultur zu identifizieren. Feste Mitarbeitende sind ebenso fest in die Unternehmensstruktur eingebunden – beide, Unternehmen wie Mitarbeitende, profitieren im Optimalfall von einer tiefgreifenden Mitarbeiterbindung.

Die Rekrutierung von neuen Angestellten ist jedoch aufwändig, bedarf Zeit, oft mehrere Bewerbungsrunden oder Assessment-Center und kostet entsprechend. Hinzu kommen eine Probezeit und die Ungewissheit, ob sich die Kandidat:innen tatsächlich für das Unternehmen entscheiden. Der Aufwand, der für die Neueinstellung von festen Mitarbeitenden betrieben werden muss, ist somit deutlich höher, als das Finden und Einstellen von Freelancern.

Arbeitsrecht und Freelancing – worin liegen die Unterschiede zu fest angestellten Mitarbeitenden?

Um den Kostenfaktor objektiv betrachten zu können, reichen die reinen Lohn- respektive Gehaltskosten von freien und festen Mitarbeiter:innen längst nicht aus. Viele Faktoren spielen allein im preislichen Sektor eine Rolle und so ist rein die Tatsache, dass Zeit Geld ist, ein nicht von der Hand zu weisendes Argument, siehe Flexibilität und Recruiting. Zu diesem Aspekt gehört jedoch auch das Problem von unbesetzten festen Stellen. Fehlt die Zeit für ein aufwändiges Assessment, kann der vorübergehende Einsatz von Freelancern eine gute Lösung sein, um Lücken zu schließen und Projektverzögerungen zu vermeiden. Zudem besteht für Freelancer kein Kündigungsschutz oder eine Kündigungsfrist, weshalb das Onboarding besonders schnell und einfach verläuft.

Zwar schließen auch Freelancer Verträge mit Unternehmen, jedoch sind diese meist wesentlich knapper gehalten als Arbeitsverträge von festen Mitarbeitenden. Ob fest oder frei, Passagen zu Lizenzen, zu Copyright oder NDAs kommen, je nach Branche und Unternehmen, bei beiden Modellen zum Tragen.

Großer Pluspunkt bei Freelancern: Der Wegfall der Personalkosten. Beim Einsatz von Freien wird rein die erbrachte Leistung vergütet, dabei müssen keine Sozialversicherungsbeiträge, also Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Unfallversicherung, Arbeitslosenversicherung sowie Krankenversicherung gezahlt werden.

Achtung: Scheinselbständigkeit

Unternehmen müssen bei der Beschäftigung von freien Mitarbeiter:innen auf das Risiko der Scheinselbständigkeit achten. Diese liegt dann vor, wenn eine formal als freie Mitarbeiterin agierende Person tatsächlich weisungsgebunden ist, ins Unternehmen integriert ist wie Festangestellte und dabei kein eigenes unternehmerisches Risiko trägt. Scheinselbständigkeit bedeutet in der Praxis, wie ein:e Arbeitnehmer:in zu arbeiten, dabei jedoch nicht von einer sozialen Absicherung zu profitieren. Liegt eine Scheinselbständigkeit vor, kann dies mögliche strafrechtliche Konsequenzen sowie die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen zur Folge haben.

Steuern – was ist bei Freelancern anders als bei festen Mitarbeitern?

Bei festen Mitarbeitern führt der Arbeitgeber die Lohnsteuer direkt ans Finanzamt ab, der Arbeitnehmende erhält also ein Nettogehalt. Ebenso die Beiträge zur Sozialversicherung – sie werden zur Hälfte vom Arbeitgeber übernommen und direkt abgeführt. Freelancer hingegen sind für ihre Steuerabführung, ihre Sozialversicherung und Buchführung selbst verantwortlich.

Wird das Gehalt automatisch, in der Regel monatlich, vom Arbeitgeber auf das Konto der Angestellten überwiesen, stellt der Freelancer dem Unternehmen eine Rechnung aus. Diese weist den Netto-Stundensatz, die Höhe der Stunden – oder die Summe für ein Projekt – und gegebenenfalls die Umsatzsteuer aus. Wie häufig eine Rechnung bei regelmäßiger Zusammenarbeit geschrieben wird, hängt ganz von der jeweiligen Vereinbarung zwischen Freelancer und Unternehmen ab.

Kostenvergleich: Wer ist teurer für ein Unternehmen – Freelancer oder Festangestellte?

Ob Freelancer oder feste Mitarbeiter:innen kostenintensiver sind für ein Unternehmen, hängt von den jeweiligen Bedingungen ab. Unter anderem von den Gründen, weshalb neues Personal eingestellt werden soll. Erscheinen Freelancer auf den ersten Blick als günstigere Variante, da sie keine Personalkosten verursachen und, bei Beendigung des Projekts, keine Kündigungsfristen eingehalten werden müssen, muss jedoch auch der meist deutlich höhere Stundensatz in die Erwägungen einbezogen werden. Allerdings erhalten freie Mitarbeiter:innen ihr Honorar nur für die tatsächlich abgelieferte Arbeit – Krankentage oder Urlaubsgeld spielen keine Rolle.

Da Freelancer also ihre Krankenversicherung sowie ihre Sozialabgaben selbst zahlen müssen, kann ihr Stundenlohn, abhängig auch von der Branche, deutlich höher sein als der des festen Pendants. Aber: Muss schnell eine qualifizierte, erfahrene und vielleicht hoch spezialisierte Arbeitskraft her oder steht von vorherein fest, dass diese Arbeitskraft nur für ein zeitlich begrenztes Projekt benötigt wird, ist ein Freelancer oft die günstigere Wahl. Zumal Zeit eben Geld ist und jeder Tag, an dem sich das Projekt mangels Personal verzögert, dem Unternehmen unnötige Kosten bereitet. Außerdem kann ein Unternehmen die Kosten für Freelancer als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Die Einstellung neuer fester Mitarbeitenden ist nicht nur bezüglich der Rekrutierung der Kandidaten kostenintensiv. Diese müssen zudem in der Regel länger eingearbeitet werden als freie, da sie häufig nicht so hochspezialisiert und im Thema sind.

Freelancer versus feste Mitarbeiter:innen – die Vor- und Nachteile auf einen Blick

Freelancer können in Arbeitsspitzen, wenn Spezialwissen gefragt ist oder bei zeitlich begrenztem Arbeitsaufkommen schnell und einfach rekrutiert werden. Freie finden sich durch ihre Arbeitsweise und ihre Erfahrung schnell in neue Projekte ein und können so dem Unternehmen durch neue Denkweisen und den Blick von außen häufig den nötigen Vorsprung vor Wettbewerbern geben. Freie haben einen festen, selbst festgelegten Stundenlohn – nur diesen zahlt das Unternehmen, Personalkosten entstehen keine.

Werden Freelancer behandelt wie feste Mitarbeitende, besteht die Gefahr der Scheinselbstständigkeit. Eine zu hohe Fluktuation von Freelancern kann zudem zu Disharmonien im Team führen, außerdem stehen gewünschte Freelancern nicht immer zur Verfügung.

Festangestellte Mitarbeitende hingegen kennen das Unternehmen genau. Sie wissen um Schwächen und Stärken im Team und die Probleme des Marktes. Fest Angestellte identifizieren sich stärker mit dem gesamten Unternehmen und profitieren auch persönlich von dessen langfristigen Erfolgen sowie einer strategischen Planung. Zudem sind ihre Kosten genau planbar.

Allerdings sind Feste deutlich unflexibler, die Personalkosten deutlich höher als bei Freelancern und sie genießen einen umfassenderen arbeitsrechtlichen Schutz. Arbeitsverhältnisse mit festen Mitarbeitenden sind komplexer und deren Beendigung nicht so einfach wie bei freien Mitarbeitenden.

Fazit: Wann also sind Freelancer, wann Festangestellte die bessere Wahl?

Freelancer sind immer dann die bessere Wahl, wenn schnell eine neue Arbeitskraft gesucht wird, wenn tiefgreifendes Spezialwissen gefragt ist oder ein zeitlich begrenztes Projekt bevorsteht, für das die Kapazitäten kurzfristig und für einen speziellen Zeitraum erweitert werden müssen. Im Idealfall bildet also ein fester Mitarbeiterstamm die Basis eines Unternehmens. Diese Basis wird dann im Bedarfsfall mit Freelancern erweitert: Ein Vorgehen, das wirtschaftlich, aber auch in Bezug auf einen Abteilungsaufbau sowie zur Stärkung eines Teams als ideal angesehen wird.

Feste Mitarbeiter:innen sind Freelancern dann vorzuziehen, wenn ein Arbeitsplatz langfristig besetzt werden soll. Wenn sich ein Team etablieren muss oder wenn sich zeigt, dass eine bislang mit Freien besetzte Stelle kontinuierlich benötigt wird – immer dann ist es wirtschaftlich gesehen meist günstiger, auf Festangestellte zu setzen oder aus Gründen des Teambuildings.

Auf dem internationalen Arbeitsmarkt zeigt sich Freelancing als ein äußerst dynamischer Trend – getrieben durch den strukturellen Wandel nach der COVID-Pandemie sowie durch die Entwicklung von Remote-Work selbst. Immer mehr Unternehmen erkennen die vielen Vorteile von Freien und bedienen sich dieser, um das Optimum aus ihren Teams herauszuholen.²

FAQ – Freelancer oder festangestellte Mitarbeiter

¹ Fostering Entrepreneurship through Freelancing ENTEEF. Global Freelancer Market Report. https://enteef.uek.krakow.pl/wp-content/uploads/2025/06/ENTEEF-WP2-A2-GlobalFreelancerMarketReport-v1.pdf?utm_source=chatgpt.com

²The evolution of freelance as a new innovation business mode in the modern economy (a literature review). Journal of Innovation and Entrepreneurship. https://link.springer.com/article/10.1186/s13731-025-00596-4?utm_source=chatgpt.com